האם מותר להעלות נתוני שכר ומידע פיננסי לכלי AI?
התשובה הקצרה: נתוני שכר ופעילות פיננסית של אדם מוגדרים בחוק הגנת הפרטיות, מאז תיקון 13, כ"מידע בעל רגישות מיוחדת". העלאה של קובץ שכר, דוח נוכחות או פירוט חשבון בנק של עובד או לקוח לחשבון AI פרטי היא סיכון ממשי, גם משפטית וגם עסקית. אפשר להשתמש ב-AI בעבודת הכספים, אבל עם נתונים מצרפיים, בסביבה ארגונית מסודרת ולפי נוהל ברור.
המדריך הזה מיועד למנהלי כספים, סמנכ"לי כספים, חשבים וצוותי שכר, ומסביר מה נכנס, מה לא, ואיך לעבוד נכון.
הערה: המאמר נועד למידע כללי בלבד ואינו ייעוץ משפטי. לתמונה המלאה על סיכוני מידע אישי בכלי AI, ראו את המדריך המלא.
למה נתוני שכר נחשבים מידע רגיש?
תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות, שנכנס לתוקף ב-14 באוגוסט 2025 (IAPP), קבע רשימה של סוגי "מידע בעל רגישות מיוחדת". לפי נוסח החוק (ויקיטקסט), הרשימה כוללת במפורש "מידע אישי על נתוני שכר של אדם ועל פעילותו הפיננסית", לצד מידע רפואי, עבר פלילי ועוד.
המשמעות לעבודה היומיומית במחלקת כספים:
- קובץ שכר עם שמות, תעודות זהות ושכר ברוטו הוא מידע רגיש.
- תלושים, ניכויים ועיקולים חושפים לעיתים גם מצב משפחתי, חובות או הליכים משפטיים.
- ימי מחלה וחופשות עשויים לרמוז על מצב בריאותי, שהוא קטגוריה רגישה נוספת.
- נתוני לקוחות כמו יתרות, חובות ותשלומים של אנשים פרטיים הם מידע על פעילות פיננסית.
החוק גם מגדיר מידע אישי כמידע על אדם שניתן לזהות במישרין או בעקיפין. טבלת שכר של מחלקה קטנה, גם בלי שמות, עשויה לזהות עובדים לפי תפקיד וותק.
מה קורה לגיליון שמעלים ל-ChatGPT או ל-Claude?
הקובץ נשלח לשרתי הספק, מעובד ונשמר לפי מדיניות השמירה של החשבון. מה שקובע הוא סוג החשבון:
- ChatGPT לאנשים פרטיים: OpenAI עשויה להשתמש בתוכן לאימון, אלא אם כיביתם זאת בהגדרות. ב-ChatGPT Business, Enterprise וב-API, ברירת המחדל היא שהקלט והפלט לא משמשים לאימון (OpenAI).
- Claude לאנשים פרטיים (Free, Pro, Max): המשתמש בוחר אם לאפשר אימון. מי שמאפשר, הנתונים נשמרים עד 5 שנים. התנאים האלה לא חלים על Claude for Work ועל ה-API (Anthropic).
- Microsoft Copilot הארגוני: לפי Microsoft, פרומפטים, תשובות ונתונים שנגישים דרך Microsoft Graph לא משמשים לאימון מודלי הבסיס (Microsoft).
כלומר, אותו קובץ אקסל בדיוק יכול להיות בסיכון נמוך יחסית בסביבה ארגונית, ובסיכון גבוה בחשבון פרטי של עובד.
מה אסור להדביק ומה אפשר?
| סוג מידע | בחשבון AI פרטי | בסביבה ארגונית מאושרת |
|---|---|---|
| קובץ שכר ברמת עובד (שם, ת.ז., שכר) | לא | רק אם הנוהל מאשר, ועדיף בלי מזהים |
| פרטי חשבון בנק של עובדים או ספקים | לא | לרוב לא נדרש לניתוח. להסיר |
| נתונים מצרפיים (סך שכר לפי מחלקה, ממוצעים) | בזהירות, ובלי פרטים שמזהים עובדים | כן |
| דוחות כספיים שכבר פורסמו | כן | כן |
| תקציב ותחזיות פנימיות | לא | לפי מדיניות הארגון |
| חוזים עם לקוחות וספקים | לא | רק אחרי בדיקת סעיפי סודיות בחוזה |
| חומרי עסקאות, מיזוגים ורכישות | לא | רק בסביבה מאושרת, בהרשאות מצומצמות |
גם הרשות להגנת הפרטיות, בהמלצות שלה לציבור, ממליצה במיוחד לא לשתף מידע פיננסי כמו מספרי חשבון בנק או מספרי כרטיסי אשראי (הרשות להגנת הפרטיות).
ומה לגבי חוזים, עסקאות ומיזוגים?
חוזה עם ספק או לקוח לא תמיד מכיל מידע אישי, אבל הוא כמעט תמיד מכיל מידע עסקי רגיש. רבים מהחוזים כוללים סעיף סודיות, ובמקרים כאלה ההעלאה לכלי חיצוני היא קודם כל שאלה חוזית: האם מותר לכם להעביר את המסמך לצד שלישי, ובאילו תנאים.
בעסקאות מיזוג ורכישה, חומרי בדיקת נאותות כוללים בדרך כלל גם רשימות עובדים, תנאי שכר ומידע על לקוחות. זה שילוב של מידע אישי רגיש וסודות מסחריים, ולכן הוא שייך לסביבה המבוקרת ביותר שיש לכם, עם הרשאות רק לצוות העסקה.
איך מחלקת כספים יכולה להשתמש ב-AI בצורה בטוחה?
1. לעבוד עם נתונים מצרפיים
ברוב המקרים לא צריך נתון ברמת עובד כדי לקבל תובנה. במקום להעלות את קובץ השכר המלא, הכינו טבלת סיכום: עלות שכר לפי מחלקה, שינוי בין רבעונים, ממוצעים. ה-AI ינתח מגמות באותה איכות, בלי לראות אף עובד.
2. להפריד בין מבנה לנתונים
רוצים נוסחה מורכבת, מאקרו או מבנה דוח? תנו ל-AI את שמות העמודות ושלוש שורות לדוגמה עם ערכים מומצאים. אחר כך הריצו את הנוסחה על הקובץ האמיתי אצלכם.
3. לעבוד בחשבון הארגוני בלבד
אם הארגון רכש תוכנית עסקית, עבודת הכספים צריכה להיעשות רק שם. חשבון פרטי של עובד, גם בתשלום, הוא לא המקום לנתוני שכר.
4. לקבוע נוהל כתוב
בטיוטת ההנחיה שלה מאפריל 2025, הרשות להגנת הפרטיות קובעת שמדיניות ארגונית לשימוש בכלי AI חיצוניים צריכה להגדיר, בין השאר, מי רשאי להשתמש בהם, אילו כלים מותרים, אילו סוגי מידע אישי מותר לחשוף, איך מצמצמים את משך שמירת השאילתות ומונעים שימוש בהן לאימון, ואיך מדריכים עובדים (טיוטת הנחיה).
צ'קליסט למנהל הכספים
- לבדוק אילו כלי AI הצוות משתמש בהם היום, ובאיזה חשבון
- להעביר את העבודה לתוכנית עסקית שבה הנתונים לא משמשים לאימון
- לכתוב נוהל קצר: מה מותר להעלות, מה אסור, ומי מאשר חריגים
- לסמן במפורש את קבצי השכר, הבנק והעסקאות כ"לא לכלים חיצוניים"
- להרגיל את הצוות לעבוד עם טבלאות מצרפיות ונתונים לדוגמה
- להסיר מספרי חשבון, תעודות זהות ושמות לפני כל העלאה
- לבדוק סעיפי סודיות בחוזים לפני שמעלים אותם לכלי כלשהו
- לתאם עם ממונה הגנת הפרטיות או היועץ המשפטי
כלי עזר להסרת פרטים מזהים
כשבכל זאת צריך להדביק טקסט שמכיל פרטים של אנשים, כמו מייל מעובד או תכתובת עם ספק, כדאי להסיר את הפרטים המזהים לפני השליחה. אפשרות אחת היא מחיקון, כלי דפדפן חינמי שפיתחנו ב-BAI Solutions, שמזהה ומשחיר שמות, תעודות זהות וטלפונים מקומית בדפדפן, בלי לשלוח את הטקסט לשרת. הוא לא מחליף עבודה עם נתונים מצרפיים, ולא יזהה בהכרח כל פרט עקיף.
שאלות נפוצות
האם מותר להעלות קובץ שכר ל-ChatGPT?
לחשבון פרטי, לא מומלץ. נתוני שכר הם "מידע בעל רגישות מיוחדת" לפי החוק. אם יש צורך אמיתי, עדיף להעלות נתונים מצרפיים לסביבה ארגונית מאושרת.
האם זה בסדר אם מוחקים את השמות מהקובץ?
לא תמיד. אם אפשר לזהות עובד לפי תפקיד, ותק או מחלקה קטנה, המידע עדיין נחשב מידע אישי לפי החוק. נתונים מצרפיים בטוחים יותר.
האם Copilot באקסל בטוח לנתוני שכר?
בסביבה הארגונית של Microsoft 365, Microsoft מתחייבת שהנתונים לא משמשים לאימון מודלי הבסיס, ו-Copilot מציג רק מידע שלמשתמש יש הרשאה אליו. זה עדיין לא פוטר מהחובה לקבוע מי רשאי לעבד נתוני שכר ובאיזה אופן.
מה לגבי דוחות כספיים שפורסמו?
מידע שכבר פורסם לציבור, כמו דוחות כספיים של חברה ציבורית, אפשר לנתח בכלי AI בלי חשש מיוחד לפרטיות.
מקורות
- נוסח החוק: חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, ויקיטקסט
- הרשות להגנת הפרטיות: טיוטת הנחיה, תחולת חוק הגנת הפרטיות על מערכות בינה מלאכותית (אפריל 2025)
- הרשות להגנת הפרטיות: המלצות להתנהלות הציבור בשימוש אישי במערכות בינה מלאכותית יוצרת
- IAPP: Israel marks a new era in privacy law
- OpenAI: How your data is used to improve model performance
- Anthropic: Updates to Consumer Terms and Privacy Policy
- Microsoft: Data, Privacy, and Security for Microsoft Copilot
רוצים לבנות נוהל AI מעשי למחלקת הכספים? דברו איתנו